Spring til indhold

Planlægningsguide

Sådan planlægger du studierejsen

Planlægningen af en studierejse starter med én beslutning: hvad skal turen give? Derfra falder resten på plads. Vi kan for eksempel sammensætte en action- og adventuretur til Tjekkiet for 150 elever, en efterskole med 45 elever til Berlin eller et gymnasium med 30 studerende til Prag. Processen er den samme, uanset størrelse og destination. Herunder guider vi dig gennem de beslutninger, du kommer til at tage.

Planlægning trin for trin

Gode råd inden du går i gang

En vellykket studierejse starter længe før afrejsedagen. De fleste udfordringer opstår ikke undervejs — de opstår i planlægningsfasen.

Start i god tid

Det kan virke som rigelig tid, når der er et halvt år til afrejse. Men pludselig er det ferie, tilmeldingerne er ikke på plads og de bedste hoteller er fuldt bookede.

Start gerne planlægningen mindst 9-12 måneder før afrejse. Du kan aldrig være for tidligt ude. Jo tidligere du er ude, jo flere muligheder har du — og jo mere ro er der i hele processen for dig, dine kolleger, eleverne og forældrene.

Send en forespørgsel til os allerede fra første idé. Vi holder gerne pladsen til jer og hjælper med en foreløbig plan uden at du binder dig til noget.

En studierejse indeholder mange beslutninger. Hvem har ansvaret? Hvilken destination passer til klassen? Hvad skal programmet indeholde — og hvad koster det? Herunder guider vi dig gennem de ti vigtigste punkter i den rækkefølge de oftest giver mest mening. Brug dem som tjekliste — eller start der hvor I er lige nu.

  1. Hvem har ansvaret?

    Når skolen bestiller en pakkerejse gennem os, overtager vi det kontraktmæssige ansvar over for alle leverandører — transport, hotel og aktiviteter. Opstår der forsinkelser, ændringer eller aflysninger undervejs, er det os der håndterer det og finder løsninger. Du skal ikke bruge tid på at ringe rundt.

    Rejsen er dækket af Pakkerejseloven og Rejsegarantifonden (nr. 2457), og vores vagttelefon er tilgængelig hele døgnet på +45 32 17 73 44.

  2. Destination og formål

    Hvad skal studierejsen give? Svaret sætter rammerne for alt andet.

    En efterskole med fokus på samtidshistorie vælger noget andet end en erhvervsskole med interesse for økonomi og forretningsliv. Og en klasse der rejser for første gang har andre behov end en der har prøvet det før.

    Vi har kontakter rundt i hele Europa og kan sammensætte studierejser til stort set alle destinationer. Berlin, Prag, Hamborg og Amsterdam er de mest søgte, men fortæl os hvad I drømmer om, så finder vi en løsning.

  3. Transportform

    Valget af transportform afhænger af destination, gruppestørrelse og budget. Der er ikke ét rigtigt svar.

    Vi arbejder med tog, bus og fly og sammensætter transporten ud fra hvad der giver mest mening for netop jeres studierejse. Nogle destinationer egner sig bedst til én transportform, andre er fleksible. Vi rådgiver om fordele og ulemper, men beslutningen er jeres.

    Læs om fordele og ulemper ved bus, tog og fly ↓

  4. Indkvartering

    Hotel eller hostel med morgenmad og central beliggenhed er udgangspunktet i de fleste studierejsepakker. Det giver den bedste base for et aktivt program i byen.

    Ønsker I andre indkvarteringsformer, finder vi det. Vi tilpasser indkvarteringen til jeres behov og budgetrammer, finder det bedste til prisen og klassen, og skifter ud hvis det ikke matcher jeres ønsker og behov.

  5. Forplejning

    Morgenmad er inkluderet som standard. For øvrige måltider anbefaler vi at lade eleverne opleve byens spisesteder — eller spise sammen på indkvarteringsstedet, hvis det er muligt.

    De fleste indkvarteringssteder tilbyder også frokostpakker eller aftensmad. Har I specifikke ønsker til fællesspisning eller krav til allergier og diæter, håndterer vi det i programmet.

  6. Programmet

    Et godt program er ikke en liste over seværdigheder. Det er en dag-for-dag-plan der hænger sammen, giver eleverne rum til at opleve og samtidig opfylder formålet med rejsen.

    Vi giver forslag til oplevelser og faglige aktiviteter, men I bestemmer hvad der skal med og hvad I springer over. Guidede ture, museumsbesøg, virksomhedsbesøg og andre aktiviteter kan tilkøbes.

  7. Budget

    Budgettet sætter rammerne for destination, transportform, indkvartering og program. Jo tidligere I kender jeres budget pr. elev, jo bedre kan vi skræddersy et tilbud der passer.

    Kontakt os med jeres ønsker, antal elever, antal nætter og et realistisk budget pr. elev, så sammensætter vi et tilbud inden for de rammer.

  8. Sikkerhed og ansvarsfordeling

    Uventede situationer som transportændringer, overbookinger og syge elever er en risiko på enhver studierejse.

    Når I rejser med os, håndterer vi ændringer, finder alternativer og koordinerer med leverandørerne. Vi koordinerer det hele, så du kan fokusere på eleverne.

    Din opgave som turansvarlig er at holde styr på eleverne. Resten er vores ansvar.

  9. Forsikring

    Vi anbefaler altid at sikre sig at gruppen er korrekt forsikret inden afrejse. Tjek hvad skolens eksisterende forsikring dækker, og giv os besked hvis I har brug for et bud på en rejseforsikring.

  10. Fra forespørgsel til afrejse

    1. Udfyld vores forespørgselsformular med destination, datoer, antal elever og budget
    2. Vi vender tilbage inden for 24 timer på hverdage med eventuelle spørgsmål og sender et tilbud hurtigst muligt, typisk inden for 48-72 timer
    3. I gennemgår tilbuddet og justerer hvad der skal ændres
    4. Når I accepterer, bekræfter vi booking og sender betalingsbetingelser
    5. I modtager rejsedokumentation og program inden afrejse
    6. Vi er tilgængelige på vagttelefon hele studierejsen

Bus, tog eller fly — hvad passer til jeres rejse?

Valget af transportform handler om mere end pris. Destination, gruppestørrelse, program og rejsetid spiller alle ind. Her er et overblik der kan hjælpe jer med at træffe den rigtige beslutning.

Busrejser

Fordele

En bus samler hele gruppen fra første til sidste kilometer og giver frihed til at vælge rute og planlægge stop undervejs. Bussen kan desuden anvendes til udflugter på rejsemålet, og der er ingen begrænsninger på bagage. Køretiden kan bruges aktivt til opgaver, spil eller det at være sammen som klasse. Busrejser er typisk den mest prisvenlige løsning, særligt ved større grupper.

Ulemper

Rejsetiden er ofte længere end med højhastighedstog, og forsinkelser i trafikken kan påvirke programmet. Busrejser er mest oplagt når gruppen selv kan fylde bussen.

Togrejser

Fordele

Tog ankommer centralt i byerne og giver et naturligt udgangspunkt for indkvartering og program. Der er god plads til at bevæge sig, og gruppen kan socialisere undervejs på en anden måde end i en bus. Mange ruter giver mulighed for stop i byer undervejs, hvilket kan indgå som en del af programmet.

Ulemper

Togbilletter kan være dyrere på populære afgangstider end bus. Ved destinationer der kræver flere skift, stiller det større krav til logistik og koordinering med større grupper og bagage. Tognetværket kan desuden være begrænset til visse destinationer, hvilket i nogle tilfælde kræver supplerende transport.

Flyrejser

Fordele

Fly er den hurtigste transportform og giver mest tid på rejsemålet, særligt ved længere destinationer. Det kan være en fordel når programmet er tætpakket, eller når rejsemålet ikke nemt nås med tog eller bus.

Ulemper

Fly kræver transport til og fra lufthavnen, indtjekning og sikkerhedskontrol — tid der hurtigt løber op for en større gruppe. Bagage kan give logistiske udfordringer, og priserne varierer betydeligt afhængigt af hvornår der bookes. Fly er desuden ikke så fleksibelt ift. tilpassede antal deltagere.

Klar til at komme i gang?

Udfyld forespørgselsformularen, så vender vi tilbage inden for 24 timer på hverdage.

Send en forespørgsel